Бизнес-процесс Проверка товарного отчета и установка контрольной точки

Образец описания бизнес-процесса «Проверка ТО и установка контрольной точки»

1. Товарный отчет составляется каждым складом и магазином отдельно в двух экземплярах. Форма и периодичность составления утверждены учетной политикой. К товарному отчету, предназначенному для сдачи в бухгалтерию, прикладывают первичные документы, подтверждающие зарегистрированные операции. В товарном отчете обязательно отражаются: остаток товара в суммовом выражении на начало периода, общая сумма поступившего товара, общая сумма выбывшего товара и остаток на конец периода.

2. Товарный отчет утверждается материально-ответственным лицом (при коллективной ответственности подписывает составитель отчета) и передается в бухгалтерию на проверку.

3. После сдачи отчета в бухгалтерию устанавливается контрольная точка в базе данных магазина, которая запрещает внесение исправлений в закрытый период.

4. Бухгалтер по учету ТМЦ проверяет совпадение остатка на начало периода в поступившем отчете и остатка на конец периода предыдущего товарного отчета. Если остатки не совпадают, отчет возвращается в магазин или на склад на исправление.

5. Если остаток совпадает, то бухгалтер формирует этот же отчет в центральной базе офиса.

6. Если отчеты в базе магазина и базе центрального офиса не совпадают, то бухгалтер дает задание устранить расхождение между базами данных.

7. Системный администратор устраняет расхождение в базах данных и сообщает об этом бухгалтеру.

8. Бухгалтер повторяет проверку. Если отчеты совпадают, то бухгалтер приступает к проверке соответствия первичных документов и сумм, отраженных в товарном отчете. Если обнаружены расхождения в первичных документах, то отчет возвращают в магазин или на слад на исправление.

9. Если все первичные документы отражены в товарном отчете правильно, то отчет принимается бухгалтером. В базе данных центрального офиса и магазина устанавливается контрольная точка.

10. Установленная контрольная точка может быть снята только бухгалтером.

Условные обозначения

ТО – товарный отчет

ТО1 – товарный отчет из базы данных магазина

ТО2 – товарный отчет из базы данных офиса

ОСТн – остаток на начало периода в текущем отчете

ОСТк – остаток на конец периода в предыдущем отчете

Автор Деветьярова Ирина, консультант КГ "Супер-Розница"